Jak przygotować się do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?

Inspektorzy PIP kontrolują co do zasady pracodawców, a więc podmioty zatrudniające pracowników na umowach o pracę. Są jednak wyjątki dotyczące np. stanu bhp lub umów cywilno-prawnych, gdzie inspektor pracy prowadzi czynności kontrolne również wobec przedsiębiorców, dla których prace wykonują zleceniobiorcy lub osoby świadczące usługi.

Takim dokumentem jest legitymacja służbowa inspektora pracy Państwowej Inspekcji Pracy.

Inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania kontroli bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy:

  • przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności: stanu bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • przestrzegania przepisów dotyczących legalności zatrudnienia,
  • wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej.

Jeżeli okoliczności faktyczne uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli u przedsiębiorcy, może być ona podjęta tylko po okazaniu legitymacji służbowej. W takim przypadku kontrolowanemu należy niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia podjęcia kontroli, doręczyć upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Inspektor pracy nie musi umawiać się na kontrolę, choć w praktyce często to robi.

Inspektorzy PIP mogą przeprowadzić kontrolę w:

  • siedzibie podmiotu kontrolowanego
  • innych miejscach działalności
  • miejscach, przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych
  • siedzibie okręgowego inspektoratu pracy (oddziale).

Inspektor pracy może żądać wszelkich dokumentów, które okażą się potrzebne do ustalenia stanu faktycznego. Pracodawca ma obowiązek okazać żądane dokumenty, których prowadzenie jest wymagane przepisami prawa.

W zakresie czasu pracy kierowców podstawowymi dokumentami są:

  • dane z tachografów oraz kart kierowcy,
  • wykresówki
  • ewidencja czasu pracy.

Inspektor pracy może w trakcie kontroli wymagać sporządzenia wyliczeń lub zestawień niezbędnych do ustalenia stanu faktycznego. Na każdym etapie kontroli inspektor pracy może również żądać wyjaśnień.

Podmiot kontrolowany ma obowiązek zapewnić inspektorowi pracy warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, a w szczególności:

  • niezwłocznie przedstawić żądane dokumenty i materiały,
  • zapewnić terminowe udzielanie informacji i wyjaśnień,
  • udostępnić urządzenia techniczne
  • w miarę możliwości, oddzielne pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem.

Pracodawca ma prawo do osobistego uczestnictwa w kontroli, może też upoważnić inną osobę do udzielania w jego imieniu niezbędnych informacji. Nie jest to jednak warunek konieczny. Inspektor pracy może prowadzić czynności kontrolne bez obecności pracodawcy (lub obecności osoby upoważnionej). Inspektor pracy może prowadzić kontrolę, gdy w twojej firmie trwa jednocześnie inna kontrola.

Kontrolę mogą przeprowadzić:

  • inspektorzy pracy zatrudnieni w okręgowych inspektoratach pracy
  • inni upoważnieni pracownicy Państwowej Inspekcji Pracy, którzy posiadają niezbędną wiedzę w przedmiocie kontroli

Nie, kontrola PIP może mieć charakter planowany lub doraźny.

  • Brak prawidłowo prowadzonej ewidencji czasu pracy
  • Nierozliczanie należności z tytułu dyżurów, pory nocnej i nadgodzin
  • Nieprawidłowości w zakresie udzielania urlopów wypoczynkowych

Pracodawca w teczkach akt osobowych każdego kierowcy zatrudnionego na postawie umowy o pracę powinien mieć następujące dokumenty:

  • orzeczenie lekarskie o braku przeciwskazań zdrowotnych do wykonywania pracy na określonym stanowisku,
  • zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • dokument potwierdzający kwalifikacje do jazdy określonym typem pojazdu,
  • potwierdzenie poinformowania o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
  • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, lub dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
  • W przypadku przewozu materiałów niebezpiecznych kierowca powinien posiadać dokumenty wynikające z postanowień Ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o przewozie towarów niebezpiecznych (Dz.U.2019.382 t.j. ze zm.). Dokumentacja związana z przewozem materiałów niebezpiecznych podlega kontroli Inspekcji Transportu Drogowego.

Pracodawco, do kontroli musisz udostępnić:

  • umowy o pracę, umowy cywilnoprawne dla osób świadczących pracę na Twoją rzecz,
  • potwierdzenie zgłoszenia do ZUS,
  • potwierdzenie opłacenia składki na Fundusz Pracy.

Ponadto w stosunku do cudzoziemców:

  • dokumenty potwierdzające legalność pobytu cudzoziemca na terytorium RP, np. karta pobytu, wiza,
  • dokumenty potwierdzające legalność wykonywania pracy, np. zezwolenie na pracę, oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy
  • cudzoziemcowi,
  • dokumenty potwierdzające dopełnienie obowiązków informacyjnych przez podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi, np. potwierdzenie podjęcia / niepodjęcia pracy przez cudzoziemca w ramach oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.

Inspektor pracy może kontrolować:

  • pracodawców, którzy delegują pracowników na terytorium RP w ramach świadczenia usług, oddziały pracodawców zagranicznych na terytorium RP,
  • zagraniczne agencje zatrudnienia prowadzące działalność na terytorium RP.